Die digitale Transformation von Geschäftsprozessen

Die digitale Transformation der Unternehmen schreitet mit der Corona-Pandemie in den meisten Unternehmen zwangsweise rasant voran. Studien zeigen, dass Unternehmen, die sich über Ihr Transformationsmanagement auszeichnen 26% profitabler sind als Ihre Konkurrenz (Quelle). 

Wie können Unternehmen eine digitale Transformation durchführen und was genau versteht man unter der digitalen Transformation überhaupt? 

Als digitale Transformation versteht man eine Veränderung eines vorhandenen IST-Zustandes, welcher einen definierten SOLL-Zustand erreichen möchte. Diese Veränderung wird mithilfe von IT-Infrastrukturen wie mobilen Endgeräten, Netzwerken oder verschiedenen Softwaretechnologien unterstützt. Primär analog geführte Prozesse sollen bei einer Transformation möglichst vereinfacht, kosteneffizienter oder aber die Kommunikation zwischen Parteien/Mitarbeitern verbessern. Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist dabei ein Punkt den Unternehmen und unterstützende Dienstleister bei der Transformation oftmals nicht fokussieren. Vorhandene Geschäftsprozesse werden dann 1:1 in digitale Softwareentwicklungen umgesetzt und die Komplexität der Prozesse bildet sich dann ebenfalls in der Software ab, was wiederum zu hohen Entwicklungskosten, als auch zu erhöhten Wartungskosten führen könnte. Auch die mögliche Skalierbarkeit von solchen Softwareprodukten leidet dann darunter. 

Doch wie transformiert man Geschäftsprozesse konkret in unser digitales Zeitalter? 

Diese Frage kann man nicht zu 100 % richtig beantworten. Grundsätzlich beschreiben viele Artikel, die Sie online finden verschiedene Möglichkeiten, wie eine Transformation vollzogen werden kann. Oftmals werden jedoch nur Projektmanagement Strategien beschrieben und weniger tatsächliche Maßnahmen, die man ergreifen kann, um eine Transformation durchzuführen. Auch die publizierte Literatur zum Thema der digitalen Transformation liefert nicht den perfekten Weg zu einer erfolgreichen Transformation, jedoch leiten sich daraus einige wichtige Faktoren ab, die gegeben sein müssen, damit eine Transformation möglichst erfolgreich sein kann. 

Engagement

Bei der digitalen Transformation ist eines der benötigten Hauptelemente das Engagement eines jeden einzelnen. Sollten Sie bspw. Eine App entwickeln, die bestimmte Bereiche Ihrer Unternehmung optimieren soll, die Geschäftsführung oder auch betreffende Mitarbeiter sich schlichtweg nicht für die Optimierung interessieren, können Sie ziemlich sicher davon ausgehen, dass die digitale Transformation scheitern wird. Stehen Sie zu 100% hinter jedem digitalen Projekt und versuchen Sie aus jedem Meilenstein, den Sie erreichen, eine weitere mögliche Bereicherung für das operative Geschäft zu finden. 

Klare Ziele

Beschreiben Sie exakt, was mit einer digitalen Transformation erreicht werden soll. “Wir möchten mit der Transformation, als modernes Unternehmen gelten.”- ist kein sinnvoller Grund für eine digitale Transformation. Beschreiben Sie ein messbares exaktes Ziel, um eine Möglichkeit zu schaffen Ihren möglichen Erfolg auch zu bestätigen.  

Akzeptanz

Sie als Geschäftsführung möchten tolle moderne Prozesse etablieren, aber Ihre Mitarbeiter weigern sich bereits einen Computer zu berühren? Dann können Sie ebenfalls davon ausgehen, dass eine digitale Transformation keinen Sinn machen wird. Ihre Mitarbeiter sind es schließlich, die Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse durchführen und diese perfekt beherrschen können müssen. Zeigen Sie Mitarbeitern, die sich gegen Änderungen wehren die Möglichkeiten auf, was sich im speziellen für Sie bei einer Transformierung ins Positive verändern könnte, um die Akzeptanz zu Neuerungen bei Ihnen zu fördern. 

Der Transformationsleitfaden

Nach intensiver Forschung rund um das Thema der digitalen Transformation von Geschäftsprozessen, möchten wir gerne einen Teil unserer Forschungsergebnisse mit Ihnen teilen und Ihnen aufzeigen, wie der Beginn einer digitalen Transformation eines Geschäftsprozesses aussehen könnte. 

Dokumentieren Sie den IST-Zustand des zu transformierenden Prozesses mithilfe der Karteikarten Methode. Zunächst beschreiben Sie den aktuellen IST-Zustand des Prozesses in einzelnen Sätzen. Daraufhin markieren Sie in jedem Satz die Subjekte und Prädikate, um deutlich zu machen, was genau passiert und wer am Prozess beteiligt ist. Hierzu ein kleines Beispiel, wie Ihr Zwischenergebnis für einen möglichen Warenannahme-Prozess aussehen könnte: 

IST-Zustand Karteikarten Methode

Nachdem Sie eine Beschreibung Ihres Prozesses haben mit den entsprechenden Markierungen, können Sie nun diesen Prozess visualisieren. Nutzen Sie hierfür bspw. sie BPMN 2.0 Notation. Mithilfe solch einer Notation können Sie die Dokumentation Ihrer Prozesse zu einem Standard bringen der in seinen Grundelementen schnell und einfach zu erlernen und anzuwenden ist. Um eine BPMN 2.0 Grafik anzulegen gibt es verschiedene Softwareanwendungen, die Sie dabei unterstützen können und auch viele die das kostenlos anbieten. Alternativ können Sie natürlich auch Stift und Papier zur Hand nehmen. Gerne können Sie auch andere Visualisierungsnotationen nutzen, wie UML oder aber sich eigene Konzepte überlegen und ausdenken. Wichtig ist lediglich, dass Sie und alle in Ihrer Unternehmung denselben Standard nutzen, um sicherzustellen, dass jeder den abgebildeten Prozess nachvollziehen kann.  

Hier das Beispiel für den Warenannahme Prozess als BMPN dargestellt: 

BPMN Visualisierung der IST-Situation

Aus der Visualisierung des Prozesses können Sie sicherlich bereits erkennen, wieso wir im vorangegangenen Schritt die Subjekte und Prädikate markiert hatten. In unserem Warenannahme Prozess hatten wir 3 unterschiedliche Subjekte markiert den Einkauf, den Mitarbeiter für die Warenannahme, als auch den Zusteller. Jedes Subjekt oder auch jeder Akteur erhält bei der Visualisierung eine eigene “Lane”, um eine Übersicht zu schaffen, welche exakten Aufgaben dieser Akteur in dem aktuellen Prozess hat. Die markierten Prädikate hingegen werden in dem BPMN Diagramm als die Aufgaben dargestellt, die von dem jeweiligen Akteur durchgeführt werden. Mithilfe der Pfeile wiederum lässt sich der Prozessablauf darstellen und nachverfolgen, während die “Rauten” mögliche Verzweigungsoptionen darstellen. Das “+” in einer Raute bedeutet, dass es sich hier um “parallele” Abläufe handelt, die größtenteils nebenherlaufen und die allesamt abgeschlossen sein sollten sobald die nächste Aufgabe beginnen kann. Das “x” wiederum ist eine Verzweigung, die an eine Bedingung geknüpft ist, die jeweils am Pfeil angegeben wird. Hier wird bei der Erfüllung der Bedingung nur ein Pfad ausgeführt und die damit nachfolgende Aufgabe. 

Als nächsten Schritt beginnen Sie mit der Definition Ihrer SOLL-Situation. Erstellen Sie eine Tabelle, in der Sie sich bestimmte Ziele definieren, die erreicht werden sollen bei der Transformation Ihres Prozesses. Ein mögliches Ziel könnte dabei sein, dass Sie die Dauer der Warenannahme verringern möchten oder aber die aktuelle Zettelwirtschaft beenden möchten. Um mögliche Ziele zu definieren hilft es auch gemeinsam in einem oder mehreren Teams zu diskutieren, was man erreichen möchte. 

Im finalen Schritt zur Konzipierung einer Lösung nutzen wir eine iterative Konzipierungsstrategie. Unser Ziel ist es, eine Lösung für unseren Geschäftsprozess zu entwickeln, der möglichst optimiert ist und im besten Fall alle unsere Ziele, die wir definiert haben, erfüllen kann. Mit der Karteikarten-Methode und der Visualisierung mithilfe der BPMN Notation beschreiben wir daraufhin mehrere unterschiedliche Lösungen. Bilden Sie Gruppen oder geben Sie verschiedenen Mitarbeitern die Aufgabe den Geschäftsprozess anhand einer oder zwei Zieldefinitionen zu optimieren. Nach Abschluss dieser Aufgabe sollten Sie also über mehrere mögliche Prozesslösungen verfügen (wir empfehlen da maximal 4 unterschiedliche), die jeweils dieselben oder verschiedene Ziele versuchen zu erfüllen. Daraufhin stellen Sie die verschiedenen Lösungen gegenüber. Stellen Sie hierfür jeweils Pro-Contra Listen für jede Lösung auf und stellen diese kritisch gegenüber. Versuchen Sie dann nach einer Gegenüberstellung mögliche Optimierungen zu ziehen und hinterfragen Sie, ob ein bestimmter Vorgang in Lösung 1 möglicherweise auch den Prozess in Lösung 2 verbessern könnte. Finden Sie Optimierungsmöglichkeiten, dann beginnen Sie wieder mit der Beschreibung einer optimalen Lösung mithilfe der Karteikarten Methode, die diesmal die Pro Argumente, aller möglichen Lösungen enthält und somit von beiden verschiedenen Lösungen im besten Fall profitieren kann. Auch in diesem Schritt erstellen Sie, wenn möglich, wieder mehrere Lösungswege, die unterschiedliche Prozessabfolgen abbilden und stellen diese wieder gegenüber. Diesen iterativen Prozess wiederholen Sie so lange, bis Sie an einen Punkt kommen, an dem keine Verbesserung mehr möglich ist oder aber eine Optimierung des Prozesses nicht mehr in Relation zu einem möglichen Aufwand steht. 

Diese optimierte Lösung ist nun ein guter Startpunkt für eine mögliche Implementation! Sie möchten mehr erfahren über die digitale Transformation von Geschäftsprozessen und wie Sie mithilfe unseres Transformationsleitfadens sogar eigene interne Geschäftsprozesse digital transformieren können, ohne spezialisierte Entwickler anheuern zu müssen? Gerne können Sie in unserem digitalen Transformations-Workshop mehr erfahren! Kontaktieren Sie uns einfach und wir senden Ihnen ein unverbindliches Angebot! 

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